1 Pengertian Surat
Ditinjau dari sifat isinya, surat yaitu karangan paparan. Di dalam paparan pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, pertanda apa yang dipikirkan dan dirasakannya. Demikian pula di dalam surat . Ditinjau dari wujud penuturannya, surat yaitu percakapan yang tertulis. Ditinjau dari fungsinya, surat yaitu suatu alat atau masukana komunikasi tuli. Surat itu dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis.
2. Fungsi Surat
Fungsi-fungsi surat diantaranya :
1. Alat komunikasi
2. Alat bukti tertulis
3. Alat bukti historis
4. Alat pengingat
5. Duta organisasi, dan
6. Pedoman kerja, Solihan (1991:15)
3 Jenis-Jenis Surat
1. Surat Pribadi / perseorangan yaitu surat yang dikirimkan oleh keluarga, teman dekat, kenalan, kawan, dan sebagainya. Karena sifatnya pribadi, dalam surat eksklusif terasa relasi santai dan mesra atau intim, kadang kala diselingi senda gurau yang mengasyikkan.
misal : ucapan selamat, belasungkawa
2. Surat Resmi / dinas / jabatan yaitu surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah / swasta kepada kantor pemerintah, atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor pemerintah dan sebaliknya.
Yang tergolong dalam surat resmi diantaranya ialah :
a. Pengumuman
b. Surat edaran
c. Surat permintaan
d. Surat laporan
e. Surat pengantar
f. Surat Keputusan
g. Surat intruksi
h. Surat Kuasa
i. Surat lamaran pekerjaan
j. Surat nota dinas
3. Surat Niaga / dagang ialah surat yang bekerjasama dengan problem perniagaan / perdagangan.
Yang tergolong dalam surat niaga / dagang diantaranya ialah :
a. Surat seruan penawaran
b. Surat penawaran jasa
c. Surat pesanan, penerimaan pesanan, pengiriman barang, faktur, surat pengantar, dan pengepakan.
d. Surat tuntutan (Claim)
e. Kredit dan penagihan
f. Periklanan
4 Bagian-bagian Surat
Bagian-bagian surat resmi yang lengkap yaitu sebagai diberikut :
a. Kepala
b. Nama daerah dan tanggal
c. Nomor
d. Lampiran
e. Hal/perihal
f. Alamat
g. Salam pembuka
h. Isi (tubuh)
i. Salam penutup, dan
j. Tembusan
